2024年9月，株洲市XXX业委会换届筹备组向某公证机构申请对业委会换届选举的过程进行指导监督。XXX作为株洲老牌综合性服务市场，业主和物业之间的矛盾时有发生。以往业主大会换届选举，由于筹备组对相关法律法规及工作流程不熟悉，缺少对业主信息的核实和对计数规则的充分研究，缺乏第三方监督，因此常被质疑存在暗箱操作。因存在有的业主将商铺对外出租或转让后未进行变更登记等情况，商铺业主人数和投票权的计算，以及线上线下投票数据的确认统计成为业委会换届选举的最大难点。

针对上述情况，公证机构决定为XXX业委会换届提供综合性公证服务。指导筹备组拟定业主大会流程规则，帮助筹备组修改完善《议事规则》《管理规约》《选举办法》等文件。对筹备组发布的公示、通知等情况通过拍照、录像、截屏等方式进行保全证据。通过信息共享方式获取业主信息，并根据法定规则计算业主人数和投票权。之后，为业委会提供了具有自主知识产权的公证投票系统，并制作了“公证投票”系统操作指南；同时设计并监制纸质选票，指导并监督筹备组发起线上+线下投票。换届选举业主大会投票首日在抖音平台进行了直播，公证员现场宣读程序规则，到现场的参会业主在公证员的监督下有序进行投票。跟进监督线上投票，每天向筹备组通报线上投票进展。在整个投票过程中，及时解答业主的咨询与疑问。投票期限届满后，及时统计投票数据，对投票参与情况进行公示并接受业主监督。公示期满后出具公证书对本次业主大会的过程及其结果进行公证，同时指导筹备组依据公证书办理备案。

公 证 书

（XXXX）湘株XX证内字第XX号

申请人：株洲市XXX换届选举筹备组

组长：XXX

委托代理人：XXX，男，公民身份号码：XXX。

公证事项：保全证据

申请人株洲市XXX换届选举筹备组（以下简称筹备组）的委托代理人XXX于2024年10月XX日向本处述称：株洲市XXX第X届业主委员会换届选举前期准备工作已完成，拟定于2024年11月XX日召开业主大会换届选举会议，并于2024年11月XX日至2024年12月XX日进行业主投票，对《株洲市XXX业主管理规约》《株洲市XXX业主大会议事规则》（含《株洲市XXX业主委员会换届选举办法》《业主委员会工作规则》）进行表决投票，并投票选举第X届业主委员会成员。为了体现投票活动的公平公正，预防日后发生不必要的矛盾纠纷，特向本处申请对业主大会投票活动办理保全证据公证。

申请人的委托代理人XXX向本处提交了下列材料：

1.《征集株洲市XXX第X届业主委员会换届选举工作筹备组成员的通知》；

2.《关于换届选举业主大会会议筹备组的公示》；

3.《关于株洲市XXX第二届业主委员会委员候选人的公示》；

4.《株洲市XXX业主管理规约（草案）》《株洲市XXX业主大会议事规则（草案）》（含《株洲市XXX业主委员会换届选举办法》《业主委员会工作规则》）；

5.《会议通知及会议材料公示》；

6.《株洲市XXX业主名册》。

根据《中华人民共和国公证法》《公证程序规则》的规定，本处于2024年10月XX日对申请人提交的资料进行审查后受理上述公证申请，指派公证员XXX、XXX、XXX、XXX等具体承办该公证事项，并开展了以下工作：

一、票权确认

本处通过政务部门之间的信息共享途径，对株洲市XXX业主信息进行了核验，并与筹备组共同对株洲市XXX业主投票的票权进行了确认。

二、选票监制

本处对纸质《株洲市XXX换届选举业主大会会议表决选举票》（简称表决选举票）进行审查、监制，分别于2024年11月XX日、2024年11月XX日、2024年11月XX日分三次向筹备组发放经本处加盖监制章的纸质表决选举票XXX份。筹备组实际发出表决选举票XXX张。

三、票箱封存

2024年11月XX日上午，公证员XXX、XXX、XXX来到株洲市XXX会议室，参加株洲市XXX换届选举业主会议，公证人员对线下投票所使用的投票箱粘贴本处封条，投票箱钥匙由公证处进行保管，粘贴封条后的投票箱交给筹备组用于线下投票。

四、监管线上投票

公证人员将已确认票权的业主信息导入“诸事达APP”的公证投票系统用于线上投票，投票通道于2024年11月XX日上午9时打开，于2024年12月XX日9时关闭。

五、纸质选票回收

2024年12月XX日9时，本处公证人员XXX、XXX、XXX来到株洲市XXX楼会议室。公证员XXX当众对线下投票箱的封条情况进行检查，未发现拆封、损坏等异常情况，随后用本处监管的钥匙当众打开投票箱，并对投票箱内的表决选举票按编号顺序进行整理、清点，共收回表决选举票XXX张，同时一并收回未使用的XX张表决选举票（编号为XXX号至XXX号），随后公证员将上述表决选举票复印一份交给株洲市XXX换届选举筹备组工作人员，原件由公证员带回统计并保管。

六、选票统计汇总

1.公证人员XXX登录“诸事达APP”的公证投票系统后台，导出线上投票数据；

2.公证人员对回收的纸质表决选举票进行统计；

3.公证人员将以纸质投票、微信投票、短信投票方式参与投票的商铺号分类制作成表格（表格上备注了公证员XXX的联系方式），交由筹备组工作人员转发至“XXX（一群）”“XXX（二群）”进行公示，接受业主监督，公示期限为2024年12月XX日至2024年12月XX日，截止到本公证书出具之日未收到业主异议。

4.公证人员汇总线上、线下投票数据，产生最终投票结果（见附件）。

依据上述事实，兹证明本公证书所附的《株洲市XXX换届选举业主大会投票结果》系公证人员根据线下投票及“诸事达APP”公证投票系统线上投票数据汇总统计所得，与投票实际情况相符。

附件：《株洲市XXX换届选举业主大会投票结果》

中华人民共和国湖南省XXXXX处

公证员XXX

2024年12月XX日

【典型意义】

公证处依托“诸事达”App开发的“公证投票”系统，实现“线上+线下”投票结合，突破时空限制，兼顾不同业主需求，大幅提升小区治理参与率。同时，打破传统单一监督模式，为业主大会提供全流程综合服务，充分发挥沟通、服务、监督、证明功能，强化纠纷预防化解作用。